2.3. En ændringsmodel

Ændringer i it-systemer kan have stor indflydelse på en organisation er beskrevet i mange rapporter og i organisatorisk forskning. J. H. Leavitt beskrev en åben organisationsmodel, som har dannet grundlag for mange rapporter og kurser (se for eksempel www.ils.unc.edu/classes/inls162_01_f03/25-Change.rtf.) Åben skal her forstås som betegnelse for, at modellen ændres hele tiden, det er en dynamisk model, og når vi oftest ser organisation som noget stilstand, skyldes det, at man glemmer det lange perspektiv, og at organisationen over en kortere tid er i nogenlunde balance.

Leavitts model blev første gang præsenteret i en artikel, "Applied Organizational Change in Industry: Structural, Technological and Humanistic Approaches"[1].

En it-ændringsstrategi kan baseres på J. H. Leavitts model. I denne sammenhæng benyttes de ovenfor omtalte variable.

Modellen kan vises grafisk på to måder:

• Den traditionelle Leavittsdiamant. Se Figur 2-1.

• Den traditionelle niveaudeling. Se Figur 2-2

De tidligere nævnte variable kan og skal fortolkes ind i den dynamik, som styrer organisationen i retning af det fælles mål, virksomhedens idegrundlag. Variabelen skal operationaliseres, omsættes til handlinger, eller foreslåede handlinger, hvis konsekvenser analyseres. Denne øvelse overlades dog i det alt væsentlige til læseren

Af ovenstående figur fremgår det, at analyseniveauet befinder sig på operationelt, taktisk niveau. De strategiske overvejelser omfatter påvirkning af konkurrenceevnen som følge af it-systemmæssige ændringer, men denne indflydelse er begrænset, eller omvendt kan man sige, at kravene til it-systemerne er, at de skal fungere perfekt uden at påvirke konkurrenceevnen i negativ retning. Et sådant perfektionskrav har været til stede siden midten af 80'erne, da tekstbehandling begyndte at vinde over skrivemaskinen - det er i dag en naturlig forudsætning. En beslutning om kontorplatform kan, som tidligere nævnt, i dag næppe anses for en konkurrenceparameter.

(TODO: Teksten er under udarbejdelse. )

I analysen indgår de tidligere nævnte fire variable: Brugervenlighed, drift, sikkerhed og anskaffelsesøkonomi.

• De fire variable påvirker hinanden, de er uafhængige variable som har indflydelse på de hinanden - F.eks. betyder dårlig sikkerhed, at driften bliver besværlig - mere overvågning betyder flere arbejdstimer, hvilket betyder større ressourceforbrug. Høj anskaffelsespris (hvis alt andet i øvrigt var lige) kan have en gunstig indvirkning på arbejdsmiljø, folk bliver glade for, at der er nogen, som bruger ressourcer - viser hensynsfuldhed - på deres arbejdssituation. Et umådeholdent forbrug på kontor-it kan dog opfattes som mangel på overordnede visioner og kan derfor have den modsatte virkning, vrede over forkerte dispositioner som belaster virksomheden og truer den økonomiske sikkerhed - eller som burde bruges til lønforbedringer.

• Det er en almindelig opfattelse, at højere pris modsvares af højere kvalitet, hvilket ikke altid er tilfældet indenfor it-sektoren.

• Idealet er, at der eksisterer en ligevægtstilstand imellem de fire faktorer, altså et rimeligt forhold mellem dem som svarer til den betydning, de har samlet set. (Som nævnt modsvares højere anskaffelsespris ikke altid af bedre funktionalitet).

• At analysere fo på det operationelle og taktiske niveau betyder, at det er kontorplatformens evne til at løse problemer på den mest effektive måde, der skal vurderes.

Den økonomiske belastning opgøres ofte uden de løbende udgifter, ud fra den tankegang, at når man har købt genstand X så er udgifter til pasning og pleje den samme som hvis man havde købt genstand Y. For it-udstyr og software er dette ikke tilfældet.

Mange leverandører ønsker at binde kunden til deres produkter og begynder med et "slagtilbud", som får kunden indendørs. Derefter er der mulighed for at forlange større og større priser.

Et kendt eksempel er driftsudgifter til trykmidler (farvebånd eller tonerpulver) etc. som kan variere meget for hvert printerprodukt, og som kan betyde, at den billige printer ender med den højeste sidepris.

Der kan, som tidligere nævnt, ligge skjulte udgifter i valget af en it-strategi, som ikke følger normen, hvilket Microsoft hævder er tilfældet, hvis man benytter Open Source-produkter. Derfor indføres en total sammentælling, Total Cost of Ownership (TCO), som includerer anskaffelse, drift, uddannelse og skrotningsafgift.

Tilsvarende kan man beregne en total omkostning pr. transaktion. Hvis et bedre it-system kunne medføre at man fik flere ordrer, så kunne det retfærdiggøre en mindre forøgelse ressourcer til it-budgettet.