2.2. De fire hovedparametre

Ved større it-ændringer foretages strategiske overvejelser, som kan opdeles i afvejning af ændringens indflydelse på fire parametre:

1. Sikkerhed,

2. økonomi,

3. effektivitet,

4. drift.

Alle har de betydning for virksomhedens overlevelse, men det er uafhængige størrelser, den ene kan godt ændre sig uden at den anden gør det:

• Sikkerhed: Garanti for tilgang til virksomhedens operationelle data er en eksistensbetingelse. Virksomheden vil ikke kunne overleve tab af for eksempel debitordata. Disse data hører først og fremmest hører til i virksomhedens database, men dokumentation, korrespondance, og aftaler på elektronisk form er også i denne kategori og kommer dermed ind under it-ansvar og strategi.

• Økonomi: Ressourceforbruget må ikke true virksomhedens overlevelse, og anses af mange for at være den vigtigste parameter, men kan ressourceforbruget holdes på et acceptabelt plan kan små variationer alligevel vise sig at være en styringsparameter på linie med de andre tre.

• Effektivitet: Kaldes også brugervenlighed eller betjeningsvenlighed. Hvis systemerne er vanskelige at betjene, er de ineffektive. Det er korttids-nytten af it-systemerne. Det må ikke tage 4 timer at udskrive et brev. Brugervenlighed er et bedre udtryk for denne faktor: Et it-system skal være nemt at tilgå, når man blot har nogenlunde kendskab til principperne. Adgangen til kvalificeret personale hører ind under denne parameter.

• Drift: Løbende udgifter kan påvirkes af valg af systemer, dels ved forrentning og afskrivning af investeringen, og dels ved reservedelspriser, prisniveauet på sideløbende, supplerende anskaffelser. Vedligeholdelse af software udgjorde før i tiden mere end den samlede anskaffelse af systemer, så anvendelse af standardsoftware giver store besparelsesmuligheder. I dag spiller licens på kontorsoftware igen en stor rolle, hvor op til 70% af en it-afdelings budget kan gå til løbende licensbetalinger eller opdatering til nye office-pakke versioner.

It-ændringer har tidligere været benyttet som påskud til organisatoriske ændringer. I en situation, hvor man går fra kartoteksskabe til on-line adgang til databaser, er der tale om så stor funktionsændring, at det kan begrunde mindre organisatoriske omlægninger, såsom nedlæggelse af en kartoteksafdeling, administration af brugere med adgang til on-line service m.v.; så store ændringer forekommer knap så hyppigt i dag, selv om især produktionsstyring mange steder stadig foregår manuelt og semi-manuelt.

Nye it-anskaffelser vil i dag oftest være til erstatning for ældre. I så tilfælde er det et krav, at en ændring i it-strategi ikke må kunne mærkes, at servicen ikke må påvirkes, med mindre der er specielle nye it-funktioner, som skal køres ind, eller andre, som skal udgå.

Når it-ændringer indføres i en virksomhed, vil det være en fordel for alle berørte parter, hvis ændringen foregår efter en nøje fastlagt plan, som tager hensyn til både virksomhedens organisation og forretningsgange. Til dette formål findes der en række ændringsstrategier, som man med fordel kan tage i anvendelse allerede på planlægningsstadiet.